5 étapes pour organiser une assemblée générale

Occasion privilégiée de rencontre et d’échanges, elle nécessite une organisation méticuleuse, d’autant plus lorsque le nombre de participants est élevé.

En anticipant quelques étapes préalables, vous contribuerez à assurer une organisation efficace de votre assemblée générale, son bon déroulement et l’appréciation de vos sociétaires.

Découvrez 5 étapes pour bien préparer votre AG.

1. Préparation et validation des documents

Organisez, construisez et validez les différents documents que vous enverrez aux Sociétaires, tels que les rapports financiers, les procès-verbaux et les propositions de vote. Distribuez ces documents aux participants avant l'assemblée générale pour qu'ils aient le temps de les examiner attentivement.

2. Envoi des convocations

Commencez par établir une liste complète des participants, en vous assurant d'inclure tous les membres concernés. Envoyez des invitations formelles, détaillant la date, l'heure, le lieu et l’ordre du jour de l'assemblée générale. Définissez les canaux de diffusion adaptés pour construire vos scénarii de communication (email, courrier, SMS, plateforme dédiée).

3. Gestion des inscriptions

Mettez en place un système d'inscription et de gestion des pouvoirs clair et accessible en ligne. Cela permettra aux participants de confirmer leur présence à tout moment, facilitant ainsi la planification logistique en termes d'espace, de matériel ou encore de restauration.

4. Quorum et relance

Définissez un seuil de quorum* nécessaire pour que les décisions prises durant l'assemblée générale soient valides et assurez-vous que celui-ci soit atteint. Pour ce faire, mettez en place un système de relance adapté aux canaux utilisés par vos participants (par email, voie postale, SMS). Assurez-vous que les participants sont informés de l’exigence du respect du quorum.

*Quorum : nombre de membres présents nécessaire dans une assemblée délibérante pour que le vote soit valable.

5. Outils de préparation de l’assemblée générale

Automatisez certaines étapes préalables à l’assemblée générale à l’image de :

Boîte à questions

Offrez aux participants la possibilité de poser des questions écrites. Cela permet d'aborder les préoccupations de manière ordonnée et de garantir que chaque question soit prise en compte.

Émargement numérique

Optez pour un système d’émargement numérique pour faciliter l’organisation le jour J en vous assurant de la présence des sociétaires, représentés, invités et mandataires. L’émargement numérique vous fera également gagner un temps précieux pour la réalisation des comptes rendus et procès-verbaux de vos AG.

Vote en ligne

Optez pour une gestion des votes, du dépouillement et de la consolidation des résultats en ligne.

Ce que vous propose DOXALLIA

DOXALLIA vous assure une solution simple, complète et rapide à mettre en œuvre pour vous accompagner dans la digitalisation de la préparation de vos assemblées générales. En automatisant ces tâches chronophages, vous :

• Gagnerez un temps précieux dans vos missions quotidiennes
• Réduirez de façon significative les risques d’erreur
• Optimiserez vos taux de participation