Espaces documentaires collaboratifs : pourquoi votre SI documentaire vous coûte bien plus que vos licences

Des licences qui n'ont cessé d'augmenter, et ce n'est pas terminé

Pendant une décennie, les tarifs des grandes suites documentaires collaboratives ont été remarquablement stables. Cette période est révolue.

En 2023, Microsoft a instauré un mécanisme semestriel d’harmonisation des prix avec le dollar, entraînant une hausse de 11 % dans la zone euro. Google a suivi avec une augmentation de 30 % sur Google Workspace la même année.

2025 marque un tournant pour SharePoint et les licences on-premise : en juillet, Microsoft a appliqué une hausse de 10 % sur SharePoint Server, et de 15 à 20 % sur les licences d’accès client associées, des proportions qui font exploser les coûts pour les entreprises.

Nouveau choc en 2026 : en décembre 2025, Microsoft annonce une vague de hausses majeures sur ses licences Microsoft 365, effective dès le 1er juillet 2026, la plus importante depuis 2022.

Pour les DSI et les DAF qui gèrent des parcs de plusieurs centaines à plusieurs milliers d'utilisateurs, ces augmentations cumulées représentent des budgets supplémentaires significatifs, sans que la gouvernance documentaire sous-jacente ait progressée dans les mêmes proportions. Et c'est précisément là que se trouve le vrai problème.

Entre 30 et 85 % de vos données stockées n'ont plus aucune valeur, et vous les payez quand même

Les experts en gouvernance documentaire ont formalisé depuis plusieurs années le concept de données ROT (Redondantes, Obsolètes, Triviales), pour désigner les données qui n'ont plus aucune valeur pour désigner les données qui n'ont plus aucune valeur opérationnelle ou légale, mais continuent d'occuper de l'espace et de consommer des ressources.

Le coût du téraoctet → à conserver en tendance, sans montant précis :

Le coût réel du stockage documentaire en entreprise ne se limite pas au prix brut du disque ou de l'abonnement cloud. Il intègre l'infrastructure, la maintenance, l'administration, la sécurité et l'énergie, autant de postes qui font du stockage de données inutiles un gouffre financier difficile à quantifier mais systématiquement sous-estimé.

Les chiffres ROT (30 % / 85 %) → universels, valables en Europe :

Veritas, qui publie régulièrement des études en Europe, chiffre les dark data à environ 52 % des données non structurées d'une entreprise, données souvent redondantes, obsolètes ou triviales, engendrant «  des coûts de stockage inutiles se chiffrant en millions d'euros ». IT SOCIAL

Des analyses sectorielles estiment qu'au moins 30 % des données non structurées stockées en entreprise sont redondantes, obsolètes ou triviales, faisant des données ROT le premier contributeur à l'engorgement documentaire des organisations. ManageEngine

Selon les recherches de Gartner, lorsqu'on y ajoute les « dark data » — données collectées et stockées mais jamais exploitées — ce sont potentiellement jusqu'à 85 % des données d'une organisation qui n'ont plus de valeur opérationnelle active. Innovative Driven

Les chiffres varient selon les études et les secteurs d'activité, mais la tendance est constante : dans la grande majorité des organisations, une part très significative du stockage documentaire est inutile, et coûte proportionnellement.

Concrètement, dans vos espaces documentaires collaboratifs, ce phénomène se manifeste sous des formes que tout DSI reconnaîtra : présentations de réunion accumulées depuis des années et jamais supprimées, versions multiples d'un même contrat stockées dans plusieurs dossiers, fichiers de travail temporaires jamais archivés, données personnelles qui auraient dû être purgées depuis des années au titre du RGPD, et documents réglementaires à forte valeur légale noyés dans la masse sans règle de conservation appliquée.

À titre illustratif, des cabinets spécialisés en gouvernance de l'information estiment que pour une organisation de 500 à 1 000 collaborateurs, le seul assainissement des données ROT peut représenter une économie annuelle de plusieurs centaines de milliers d'euros sur les coûts combinés de stockage et de licence, dès la première année. »

Le risque invisible : des données sensibles sans gouvernance

Au-delà du coût financier direct, les données ROT constituent un risque juridique et réglementaire que la plupart des organisations sous-estiment systématiquement.

Les fichiers laissés sans surveillance présentent souvent des droits d'accès obsolètes, fondés sur des politiques de sécurité périmées, les rendant potentiellement accessibles à des comptes inactifs. Par ailleurs, des données personnelles conservées au-delà de leur durée légale exposent directement l'organisation à des sanctions de non-conformité RGPD. ManageEngine

En matière réglementaire, le problème se double d'un paradoxe que nous observons régulièrement : les entreprises stockent trop, mais pas ce qui compte vraiment. Des documents à forte valeur probatoire (contrats, factures, dossiers KYC, rapports d'audit, dossiers patients) sont noyés dans la masse, et ne font l'objet d’aucune gouvernance. Le jour où un auditeur, un juge ou un régulateur demande d'en prouver l'intégrité, l'espace documentaire collaboratif est dans l'incapacité de répondre.

Stocker n'est pas archiver. C'est là que réside la confusion fondamentale qui expose les entreprises à la fois sur le plan financier et sur le plan juridique.

La distinction que personne ne vous explique clairement : GED, espace collaboratif, SAE

Un espace documentaire collaboratif, qu'il s'agisse de SharePoint, Teams, Google Drive ou d'une GED d'entreprise, est conçu pour faciliter le travail en équipe : partage, co-édition, circulation de l'information. Ce n'est pas sa vocation de garantir l'intégrité d'un document sur 10 ou 20 ans, ni d'en prouver l'authenticité devant une juridiction.

Un Système d'Archivage Électronique certifié NF461 répond à une logique radicalement différente. Il ne stocke pas : il conserve avec preuve. Chaque document déposé reçoit une empreinte numérique non modifiable, un horodatage qualifié eIDAS, une journalisation certifiée de l'ensemble des accès. La durée de conservation est appliquée automatiquement selon les obligations légales propres à chaque type de document, et la purge RGPD est gérée sans compromettre la valeur probatoire des documents concernés.

La différence semble évidente, mais la confusion règne encore entre stockage et archivage. Avec pourtant des conséquences directes en cas de contrôle ACPR, d'inspection fiscale, de mise en cause médico-légale ou de litige commercial.

L'archivage probatoire comme levier d'assainissement du patrimoine informationnel

C'est le changement de perspective que nous proposons à nos clients : le SAE n'est pas un coût de conformité supplémentaire. C'est un levier d'assainissement du patrimoine informationnel numérique, qui génère un retour mesurable.

Son déploiement impose une discipline documentaire que les espaces collaboratifs n'ont jamais réussi à instaurer seuls : identifier ce qui a une valeur légale et doit être conservé avec preuve, appliquer les durées de conservation réglementaires, automatiser la purge des données périmées, et supprimer ce qui n'a plus aucune raison d'exister.

Ce tri, mené rigoureusement, réduit mécaniquement les volumes stockés dans les espaces collaboratifs, et donc l'empreinte sur les licences. Les organisations qui ont engagé cette démarche constatent généralement des réductions substantielles de leurs volumes documentaires actifs, avec un impact direct sur leurs coûts d'infrastructure et de licence.

Le SAE ne remplace pas votre espace documentaire collaboratif. Il lui donne une gouvernance. Il sépare ce qui doit être prouvé de ce qui peut être supprimé,  et vous permet enfin de ne payer que pour ce qui a réellement de la valeur.

Ce que Doxallia accompagne concrètement

Doxallia est une filiale du Groupe Crédit Agricole, acteur industriel français de la Confiance Numérique depuis plus de 15 ans. Notre SAE est certifié NF461, ISO 27001 et HDS, hébergé en France dans nos propres datacenters de niveau Tier III.

De nombreux clients du domaine bancaire, assurantiel, ou immobilier nous font confiance et nous confie la conservation de leur patrimoine documentaire sensible et opposable. Notre SAE est également opérant pour nos propres besoins et processus internes, dossier RH, délibérations de conseil d'administration, factures, contrats, délibérations d'assemblées générales. Nous ne vendons pas une promesse : nous démontrons ce que nous utilisons.

Notre accompagnement couvre le diagnostic des espaces documentaires existants, la définition des règles de conservation par type de document et par secteur réglementaire, le déploiement du SAE en mode SaaS ou via API adapté à votre SI et à vos parcours, et la mise en place des politiques de purge automatisée conformes à la réglementation fiscale, au droit social ou du RGPD pour ne citer qu’eux.

Vous souhaitez évaluer l'état de votre patrimoine informationnel et estimer le potentiel de rationalisation de vos espaces documentaires ? Contactez nos équipes pour un diagnostic personnalisé