Facturation électronique obligatoire : la check list pour réussir votre transition

1. Revue des processus actuels

Faites un état des lieux complet des processus de facturation actuels (entrants / sortants), en précisant les systèmes et applications, les formats et les volumes,  les cas d’usages spécifiques…

2. Évaluation des besoins et définition de la cible

Définissez clairement les opportunités de rationalisation et les objectifs de réduction de coûts. Déterminez vos futurs processus de facturation en y intégrant désormais un tiers, qu’il s’agisse d’une PDP ou du PPF. Cela entrainera forcément des changements sur vos processus informatiques actuels et sur les futures chaines de traitements de votre facturation, pensez-y dès à présent.

Prenez en compte les besoins spécifiques de l’entreprise, mais également ceux de vos fournisseurs et clients pour lesquels des formats traditionnels (papier, PDF...) peuvent subsister. Au-delà de la mise en conformité française, les exigences réglementaires de chaque pays adressé peuvent diverger, renseignez-vous sur leurs disparités.

3. Choix du fournisseur

Avant de porter votre choix sur un fournisseur, évaluez chaque tiers potentiel en fonction des caractéristiques suivantes :

• sa solidité financière,
• sa couverture fonctionnelle,
• sa capacité à s'intégrer à vos systèmes existants,
• des formats d’e-invoicing et des formats traditionnels pris en charge,
• des réglementations et pays qu’il adresse,
• de la sécurité des données,
• de l’archivage des factures et documents en France,
• des tableaux de bord proposés,
• du support et de l’accompagnement fournis,
• de son coût.

4. Planification du projet et préparation de l'infrastructure

Créez un plan de projet détaillé avec un calendrier, des responsabilités, des jalons… Assurez-vous également que votre infrastructure technologique actuelle est prête pour la mise en œuvre de l'e-invoicing. Vérifiez également les adaptations nécessaires pour mieux s’intégrer avec le fournisseur choisi. Enfin veillez à définir des indicateurs de suivi pour vous assurer d’atteindre vos objectifs d’efficacité et de réduction des coûts.

5. Formation et gestion du changement

Étape centrale et indispensable, préparez le changement, tant en interne que vers vos fournisseurs et clients. Cela comprend la formation des utilisateurs sur le nouveau système qui peut débuter dès la mise en œuvre du projet, une communication claire sur les avantages de l'e-invoicing et sur la manière dont le processus se déroulera auprès de vos clients et fournisseurs pour faciliter cette transition.

Ce que vous propose DOXALLIA

Candidat PDP révélé dans la 1^ère communication de la DGFIP en janvier 2024, DOXALLIA vous présente son hub de facturation. Une plateforme unique qui vous permettra :

• De connecter tous les ERP, systèmes comptables ou progiciels spécialisés,
• De traiter l’ensemble de vos cas d’usages,
• D’optimiser le poste client,
• D’automatiser le traitement des factures fournisseurs,
• D’assurer la traçabilité et le pilotage de vos activités financières,
• De bénéficier des services à valeur ajoutée de DOXALLIA tels que l’archivage électronique, les relances omnicanal ou de l’affacturage du groupe Crédit Agricole,
• De disposer de l’expertise d’un chef de file pour participer au pilote de la DGFIP dont le dossier a été jugé «  Excellent» par l’AIFE. Note partagée par seulement 24% des candidats.

Expert depuis plus de 30 ans dans le secteur de la gestion documentaire et de la donnée, DOXALLIA dispose des plus hauts niveaux de sécurité et de confidentialité des normes françaises et européennes. Nos data centers de niveau TIER III, 100% localisés en France, vous garantissent la sécurité comme l’intégrité de vos données. 

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